Narzędzia Analizy Wartości Kontraktowanych Usług Społecznych

Projekt Innowacyjny NAWIKUS - innowacyjna metoda monitoringu kontraktowanych usług społecznych

Projekt NAWIKUS zrodził się z chęci poprawy jakości, dostępności, efektywności i skuteczności usług publicznych oferowanych samorządowi terytorialnemu przez organizacje pozarządowe (NGO). Przedmiotem projektu zatem była kwestia monitorowania usług społecznych kontraktowanych przez samorządy organizacjom pozarządowym – projekt miał na celu rozwiązanie problemów trzech grup:

a) samorządy: brak narzędzi umożliwiających ocenę jakości i efektywności kontraktowanych usług społecznych, brak narzędzi informatycznych usprawniających te procesy,
b) NGO: brak uwzględnienia jakości świadczonych usług społecznych w procesie wyboru wykonawcy, brak systemowej stymulacji do podnoszenia jakości, konieczność usprawnienia monitoringu i kontroli realizowanych usług,
c) odbiorcy usług społecznych: niewielka możliwość wpływu na jakość kierowanych do nich usług, brak uwzględniania głosu odbiorców w istniejącym systemie kontraktowania i monitorowania usług społecznych.

Dzięki działaniom zrealizowanym przez podmioty realizujące projekt – Fundację GAP i Gminę Miejską Kraków, udało się osiągnąć cel projektu poprzez opracowanie i wdrożenie w Gminie Miejskiej Kraków Narzędzia Analizy Wartości Kontraktowanych Usług Społecznych (NAWIKUS), które umożliwia monitoring, a także ocenę sposobu realizacji usług społecznych.

Na Narzędzie Analizy Wartości Kontraktowanych Usług Społecznych, skierowane zarówno do samorządów, organizacji pozarządowych, jak i samych odbiorców wsparcia, składają się trzy zasadnicze elementy:

1. Metodyka monitorowania kontraktowanych usług społecznych.
2. System informatyczny, wspomagający zbieranie wystandaryzowanych danych.
3. Pakiet edukacyjny dot. stosowania metody monitorowania kontraktowanych usług społecznych oraz korzystania z systemu informatycznego.

Monitoring usług odbywa się poprzez porównywanie parametrów świadczonych usług z obowiązującymi dla nich standardami i miernikami. Systematyczne zbieranie danych w trakcie realizacji usługi daje możliwość podjęcia działań doskonalących zarówno po stronie urzędów, jak i organizacji pozarządowych. Dzięki temu możliwy jest wzrost jakości i efektywności działań realizowanych przez NGO, który jednocześnie przekłada się na zwiększone zadowolenie odbiorców usług.

System informatyczny jest istotnym uzupełnieniem metody monitoringu. Służy on do obsługi całego procesu kontraktowania usług: od ogłoszenia konkursu przez JST, poprzez złożenie ofert przez NGO, ocenę i wybór oferty, przygotowanie sprawozdań z realizacji usługi, po monitoring i ocenę jakości oraz efektywności wsparcia udzielanego przez NGO. System składa się z dwóch części: Generatora Wniosków Aplikacyjnych, przeznaczonego dla NGO i aplikacji pn. Elektroniczne Wspomaganie Monitoringu Kontraktowanych Usług, służącej JST na każdym etapie całego procesu kontraktowania, umożliwiającej m.in. analizę ofert i sprawozdań składanych przez NGO, pomagającej kontrolować zgodność realizacji usług z założonymi poziomami ilościowymi i jakościowymi z uwzględnieniem przyjętych standardów realizacji usługi (automatyczna kalkulacja mierników). Filmy instruktażowe pokazujące jak korzystać z systemu informatycznego można obejrzeć na stronie https://www.youtube.com/channel/UCmg-xQ75x24CsNGlCQj9B5A.

Pakiet edukacyjny służy budowaniu i rozwijaniu kompetencji umożliwiających skuteczne i efektywne posługiwanie się Narzędziem Analizy Wartości Kontraktowanych Usług Społecznych. Pakiet ten pozwala uzyskać umiejętności niezbędne do przygotowania, realizacji i badania wartości kontraktowanych usług społecznych (z wykorzystaniem systemu informatycznego lub bez). Jest przeznaczony zarówno dla pracowników JST jak i NGO świadczących usługi społeczne. Pakiet umożliwia również replikację metody przez inne jednostki. Składa się na niego:

• Podręcznik użytkownika NAWIKUS – zawiera opis posługiwania się metodą i systemem informatycznym.
• Program szkoleń – zawiera zakres tematyczny szkoleń pozwalających pozyskać wiedzę i umiejętności niezbędne do posługiwania się metodą i systemem informatycznym. Program jest zróżnicowany ze względu na uczestników szkoleń: JST i NGO.
• Prezentacja multimedialna zawierająca opis metody monitorowania – do wykorzystania w trakcie szkoleń dla JST i NGO lub do indywidualnej nauki metody.
• Scenariusze ćwiczeń do Systemu Informatycznego NAWIKUS – wersja dla JST i NGO – do wykorzystania w trakcie szkoleń lub do indywidualnej nauki.

Jak skorzystać z NAWIKUSA?

Wdrożenie NAWIKUSA jest łatwe i wymaga jedynie poświęcenia czasu przez pracowników JST czy NGO, niezbędnego na poznanie szczegółów metody oraz wprowadzenie zmian organizacyjnych z nią związanych (m.in. przygotowanie pracowników i dokumentacji, zmiany procedur, itp.). Ułatwiają to materiały składające się na opisany powyżej pakiet edukacyjny.

Jakie korzyści daje NAWIKUS

Dzięki zastosowaniu narzędzia JST zyskują możliwość systematycznego monitorowania efektywności ekonomicznej i jakości zlecanych usług społecznych. Dzięki zastosowaniu kryteriów ilościowych i jakościowych pozyskane dane mogą być wykorzystywane przez JST na potrzeby tworzenia zbiorczych zestawień i porównań między podmiotami wykonującymi usługi. Produkt usprawnia też współpracę z NGO oraz zwiększa jej transparentność. Jego elementem jest również narzędzie badające efektywność społeczną i ekonomiczną zmiany formy realizacji usług na kontraktowanie. Ponadto dla JST bardzo istotną funkcjonalnością NAWIKUSa jest wspomniany wcześniej system informatyczny wspomagający proces monitoringu.

Z kolei organizacje realizujące zlecone usługi dzięki wprowadzeniu standardów mogą zwiększyć swoją efektywność i poznać opinię osób korzystających z usług, co jednocześnie umożliwi im lepsze wyprofilowanie oferty, a tym samym przyczyni się do podniesienia jakości wsparcia. Ponadto NGO korzystając z systemu informatycznego mogą sprawniej aplikować o środki publiczne (ograniczenie ryzyka popełnienia błędów formalnych, usprawnienie sprawozdawczości, możliwość wykorzystania ofert archiwalnych do pracy nad bieżącymi projektami, oszczędność czasu).

Projekt „PI NAWIKUS – Innowacyjna metoda monitoringu kontraktowanych usług społecznych” był realizowany przez Fundację Gospodarki i Administracji Publicznej oraz Gminę Miejską Kraków w okresie od listopada 2012 r. do czerwca 2015 r.
Projekt był współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki 2007-2014).